Bij Talland College waren vergaderingen eerst vooral: … veel werk achteraf.
Notities maken, opnames uitwerken, zaken terugzoeken. Het hoorde erbij, maar het kostte veel tijd.
Mirjam (directiesecretaresse en intensieve gebruiker van Decisions) vertelt hoe zij al jaren de ontwikkelingen zag veranderen binnen Talland College omtrent papierloos vergaderen. Toen ze uiteindelijk met Decisions aan de slag gingen, veranderde er heel veel en ook vrij eenvoudig:
“In het begin moet je het systeem even leren kennen, maar het werken met Decisions heb je snel onder de knie.”
Zonder lange implementatie ging het team ermee aan de slag. In het begin was het even wennen. Wanneer publiceer je iets? Wat doe je met concepten?
“Het voorbereiden en uitwerken van vergaderingen gaat je steeds makkelijker af naarmate je het systeem vaker gebruikt en al snel merk je hoeveel tijd het je bespaart.”
En dat gebeurde ook. In de praktijk en altijd samen met Meev. Zo vertelt Mirjam dat Huibert en Leonie al vanaf het begin af aan een hele goede ondersteuning voor haar zijn. "Ze reageren snel en de inzichten uit webinars zorgen ervoor dat ze vandaag de dag nog steeds nieuwe slimme dingen bijleren.”
Zo zag Mirjam haar eigen werkpakket verschuiven:
Vergaderingen werden geen taak meer die voor- en achteraf veel tijd kosten, maar iets dat direct waarde en resultaat oplevert: meer focus, minder gedoe en minder uitwerken.
En precies daar zit de echte winst: niet in de tool zelf, maar in hoe je ‘m gebruikt.
Vandaag de dag brengen meetings bij Talland College geen lange administratieve handelingen meer met zich mee en wordt met Decisions een digitale tool gebruikt die gebruikersvriendelijk in elkaar steekt voor zowel de voorbereider als de deelnemer aan het overleg.
“Vooral het AI gedeelte dat het mogelijk maakt professionele notulen te genereren is een positieve ontwikkeling in Decisions.”
En misschien is dat wel het belangrijkste verschil: vergaderingen voorbereiden en notulen uitwerken voelen niet langer als iets dat veel tijd kost, maar zijn zaken snel en efficiënt in te regelen, uit te werken en te delen met de gebruikers in het overleg.
