Tijdens de voorbereiding:
- Slimme agenda generator
- Samenwerken aan de agenda
- Een vergaderbundel genereren met de agenda en alle stukken in PDF
- Taken en Acties uitzetten
- Besluiten aankondigen
- Beperk de toegang tot documenten of specifieke agendapunten voor bepaalde deelnemers
- Een Assistent die je helpt de taken die nodig zijn rondom een vergadering uit te voeren. Denk hierbij aan versturen van het verzoek, de notificaties en het geven van toegang voor externen. (AI)
- Automatisch opstellen van een agenda op basis van eerdere overleggen (AI)
Tijdens de vergadering:
Zorg er voor dat er meer interactie is met goed georganiseerde en actieve vergaderingen.
- Gebruik een automatisch gegenereerde PowerPoint als leidraad voor de vergadering
- Bewaak de geplande agendatijd
- Werk samen in documenten en voer gelijk de benodigde aanpassingen door.
- Voeg direct nieuwe Taken en Besluiten toe
- Voeg of raadpleeg Privé notities
- Stem gelijk over besluiten
- Annoteer op stukken
Na de vergadering:
- Efficiënte follow up
- Notulen in MS Word of OneNote
- Vergaderplanner + lijst voor uitgestelde punten
- Taken en beslissingen bijhouden
- Permanente agenda's voor herhalende vergaderingen
- Feedbackscore voor vergaderingen
Gestructureerde agenda's:
Met de slimme en krachtige Agendaplanner van Meeting Decisions verzorg je kwalitatieve vergaderagenda’s in minder tijd.
Dit kan vanaf 0 maar je kunt hier ook een sjabloon voor gebruiken óf een vergadering uit het verleden.
Professionele notulen
Open vanuit Meeting decisions direct de notulen. Je werkt nu automatisch in Microsoft Word. De agendapunten, taken en besluiten worden vanzelf ingeladen en geordend. Vervolgens start je de goedkeuringsflow en zet je de notulen, indien gereed om naar PDF en vergrendel je de vergadering.
Feedback op de vergadering
De feedbackscore is een handig middel om te evalueren wat de effectiviteit van de vergadering was. Dit kan je rechtstreeks doen in de vergader-chat. Als je de vergadering leidt, kan dit een handig middel zijn om te meten hoe anderen vinden van je rol als voorzitter.
Meet de betrokkenheid bij de vergadering
Door de betrokkenheid bij vergaderingen te meten krijg je inzicht in hoe goed jij en je team zich voorbereiden op vergaderingen. De Meeting Engagement Score is gebaseerd op gedragswetenschap.
Slimme tijdsbewaking
Tijdens de vergadering worden deelnemers er op geattendeerd hoeveel tijd er nog is voor een agendapunt.
Vergaderdeelnemers kunnen ook zien hoeveel tijd er nog 'over' is voor een specifiek agendapunt door hier met hun muis overheen te gaan.
Stemmen
Ook steeds meer formele vergadergremia 's vergaderen met behulp van Microsoft Teams. Dit soort vergaderingen vraagt dat het stemmen op gestructureerde en veilige wijze plaatsvindt.
Met behulp van Vote Now van Decisions is het mogelijk om officiële stemmingen rechtstreeks vanuit Microsoft Teams uit te voeren.
