In veel IT-projecten zitten twee groepen aan tafel. Aan de ene kant de IT-afdeling. Aan de andere kant de mensen die er straks mee moeten werken. IT praat over architectuur, rechten, migraties en structuur. Logisch ook, want de systemen moeten veilig zijn en goed ingericht worden. De eindgebruiker kijkt heel anders naar dezelfde verandering. Die denkt vooral:
- Waar staat mijn bestand straks?
- Waar moet ik iets opslaan?
- Waarom werkt dit ineens anders?
En precies daar gaat het dan toch een beetje mis. Omdat ze vanuit totaal verschillende perspectieven naar dezelfde verandering kijken.
Twee verschillende perspectieven
Voor IT is zo'n verandering vaak een (technisch) project. Voor medewerkers is het een verandering in hun werkdag. Wanneer een netwerkschijf wordt vervangen door Teams of SharePoint, kijkt IT bijvoorbeeld naar structuur en rechten. Heel erg nodig en ook logisch. Maar medewerkers kijken logischerwijs vooral naar hun eigen werkdag. Wat veranderd er voor hen op dag dagelijkse basis? Waar staan straks hun documenten, waar moeten ze bestanden opslaan en hoe kunnen ze voortaan met collega’s samenwerken. Als die vragen niet duidelijk worden beantwoord, ontstaat er onzekerheid. Dan zoeken mensen hun eigen weg en vallen ze terug op wat ze al kennen. Bijvoorbeeld toch weer een bijlage mailen.
De vertaalslag
In veel organisaties ontbreekt iemand die beide kanten begrijpt. Iemand die snapt hoe de techniek werkt, maar ook ziet hoe mensen hun werk doen. Tussen een goed ingerichte omgeving en prettig digitaal samenwerken zit vaak één belangrijke stap: de vertaalslag naar de praktijk. Niet: “De netwerkschijf wordt gemigreerd naar SharePoint Online.” Maar: “Projectdocumenten staan straks in het Teams-team van je project. Daar werk je samen in hetzelfde bestand.” Die vertaalslag lijkt klein, maar maakt een wereld van verschil.
Wat medewerkers eigenlijk willen weten
Als je met collega’s praat over nieuwe tools of veranderingen in Microsoft 365, komen hun vragen meestal neer op drie dingen: wat verandert er voor hen, wat moeten ze straks anders doen en waarom dat eigenlijk handiger is. Wanneer communicatie daar duidelijk over is, ontstaat er rust. Mensen begrijpen wat er gebeurt en zien sneller de voordelen.
De brug slaan
In onze projecten merken we dat goede communicatie net zo belangrijk is als de techniek zelf. Zonder lange handleidingen, maar met duidelijke voorbeelden. Vooral ook benadrukken waarom het beter, handiger, efficiënter etc. is. We maken een duidelijke digitale werkwijze met concrete samenwerkafspraken. Praktische uitleg die aansluit op hoe mensen hun werk doen. En precies dat vinden we misschien wel het leukste in ons werk: de brug slaan tussen IT en de werkvloer. Want pas als die twee werelden elkaar echt begrijpen, begint digitaal samenwerken goed te werken.
