Het moment dat project online verdwijnt komt dichterbij: op 30 september 2026 gaat het licht uit voor Project Online. Microsoft heeft dit al in 2018 aangekondigd en op 5 september 2025 officieel bevestigd. Toch merken wij dat nog lang niet iedereen klaar is voor de overstap. Herkenbaar? Dan is deze blog voor jou.

In dit artikel zoomen we in op Planner Premium – de oplossing die Microsoft zelf als voorkeursalternatief aanwijst. We kijken eerlijk naar wat het wél kan, wat het (nog) niet kan en voor wie het een goede keuze is.

Eerst even de feiten: wat gebeurt er wanneer?

Microsoft hanteert een stapsgewijze afbouw. Sinds 1 oktober 2025 worden er geen nieuwe Project Online-licenties meer verkocht aan nieuwe klanten. Dat was de eerste concrete stap.

De volgende harde grens is 1 april 2026. Vanaf dat moment wordt het aanmaken van nieuwe Project Web App (PWA) sites geblokkeerd. Daarnaast worden bestaande tenants die géén projecten bevatten afgesloten. Ben je van plan om nog testomgevingen op te zetten voor je migratie? Doe dat dan vóór deze datum.

En dan de definitieve stap: op 30 september 2026 is Project Online niet meer beschikbaar. Na die datum is je data niet meer toegankelijk – er komt geen uitstelperiode, geen read-only modus en geen verlengingsmogelijkheid.

Welke alternatieven zijn er?

Microsoft biedt drie hoofdroutes na het verdwijnen van Project Online. De eerste – en de richting die Microsoft zelf het meest actief promoot en doorontwikkelt is Planner Premium. Dit is de moderne, cloudgebaseerde opvolger met een frisse interface en nauwe integratie met Teams, Power BI en het bredere Microsoft 365-ecosysteem.

Daarnaast is er Project Server Subscription Edition, de ‘on-premises’ variant. Deze is interessant voor organisaties die het vertrouwde Project Web App-model willen behouden en bereid zijn om eigen infrastructuur te onderhouden. Het is een natuurlijk migratiepad als je de klassieke PPM-functionaliteit wilt behouden, maar je verliest wel de flexibiliteit van de cloud.

De derde optie is Dynamics 365 Project Operations. Deze oplossing combineert projectmanagement met financials, timesheets en resource scheduling. Het is een krachtige keuze als je projecten sterk verweven zijn met je ERP-processen, maar het is ook complexer en duurder.

En uiteraard zijn er ook goede niet-Microsoft alternatieven op de markt. Maar in deze blog focussen we op Planner Premium – het alternatief met de voorkeur van Microsoft.

Planner Premium onder de loep: wat kan het wél?

Planner Premium is de afgelopen jaren flink doorontwikkeld. Het is geen simpele takenlijst meer, maar een serieuze projectmanagementtool. Laten we eens door de belangrijkste mogelijkheden lopen.

Meerdere weergaven en een volwaardige Gantt

Het eerste wat opvalt wanneer je een premium plan opent, is dat je kunt wisselen tussen meerdere weergaven. De Grid-weergave is een overzichtelijke takenlijst waarin je kolommen toevoegt naar behoefte. De Board-weergave werkt als een Kanban-bord waar je taken als kaarten door buckets sleept. En dan is er de Timeline-weergave – een volwaardige Gantt chart die je taken en afhankelijkheden visueel uitzet op een tijdlijn. Je ziet hier ook direct het kritieke pad, zodat je weet welke taken bepalend zijn voor je deadline.

Daarnaast is er de People-weergave, waarmee je in één oogopslag ziet hoe het werk over je team verdeeld is. Handig om snel te zien of iemand overbelast is of juist ruimte heeft.

Afhankelijkheden en scheduling

Een van de belangrijkste functies voor serieus projectmanagement is ondersteuning voor taakafhankelijkheden. Planner Premium ondersteunt alle vier de typen: Finish-to-Start, Start-to-Start, Start-to-Finish en Finish-to-Finish. De ingebouwde scheduling engine past automatisch de datums aan wanneer je wijzigingen maakt. Dat betekent dat als een taak uitloopt, de afhankelijke taken automatisch meeschuiven. Precies zoals je dat gewend bent van Project.

Baselines, doelen en voortgang

Je kunt een baseline opslaan als momentopname van je oorspronkelijke planning. Dit maakt het mogelijk om later te vergelijken hoe de werkelijkheid afwijkt van het plan. De baseline-functie bevat inmiddels variantie-tracking op plan-niveau voor startdatum, effort en doorlooptijd. Daarnaast biedt de Spotlight-tab inzicht in kritieke pad-afwijkingen, aankomende taken en achterstallige taken.

Met de Goals-functie kun je projectdoelen instellen en koppelen aan specifieke taken. Zo weet je team precies hoe hun werk bijdraagt aan het grotere geheel.

Sprints en agile werken

Werk je met agile methoden? Planner Premium ondersteunt sprints. Je kunt een backlog opbouwen, taken in sprints plannen en werken in timeboxed iteraties. De combinatie van een timeline-weergave met een board-weergave maakt het mogelijk om zowel waterfall- als agile-achtige benaderingen te volgen – of een hybride variant.

Templates, custom fields en werkweken

Bij het aanmaken van een nieuw project kun je kiezen uit voorgedefinieerde templates van Microsoft (denk aan bouwplanning, marketingcampagnes, softwareontwikkeling of onboarding). Je kunt ook je eigen projecten opslaan als template voor hergebruik.

Daarnaast ondersteunt Planner Premium tot 10 custom fields per plan. Je kunt velden aanmaken van het type tekst, datum, nummer, ja/nee of keuzelijst. Handig om eigen classificaties of trackingvelden toe te voegen.

En een subtiel maar fijn detail: je kunt per plan een aangepaste werkweek instellen. Werkt je team niet op vrijdag? Dan past de scheduling engine zich automatisch aan en plant geen werk op die dag.

Integratie, data en rapportage

Alle data van premium plannen wordt opgeslagen in Microsoft Dataverse. Dit opent de deur naar krachtige rapportage via Power BI en integratie met het bredere Power Platform (Power Apps, Power Automate). Er is een standaard set van deze rapportages te downloaden op github. Dit standaard Power BI-rapportagepakket dat over meerdere projecten kan rapporteren – denk aan resource-inzet over projecten heen. Deze rapporten zijn naar wens aanpasbaar. Uiteraard vereist dit wel enige kennis van het PowerBI platform.

De integratie met Microsoft Teams is naadloos. Je kunt direct vanuit Teams werken in je plannen en samenwerken via de chat in taken met @mentions. De taken synchroniseren ook met To Do, zodat individuele teamleden hun toegewezen taken terugvinden in hun persoonlijke takenlijst.

Tot slot is er de Power App voor Planner Premium. Via deze app kun je onder andere .mpp-bestanden (van de MS Project client) eenmalig importeren. De app is aanpasbaar en uitbreidbaar, mits je beschikt over de juiste Power Platform-kennis.

Voorbeeld rapportagescherm

AI: de Project Manager Agent

Microsoft investeert fors in AI binnen Planner. De Project Manager Agent, aangedreven door Copilot, fungeert als een virtuele projectmanager. De agent kan planningen genereren, doelen instellen, de voortgang bijhouden en proactief reageren op wijzigingen. Je bereikt de agent via een chatknop rechtsonder in je premium plan. Hiervoor is wel een Microsoft 365 Copilot-licentie vereist.

Boardweergave

De andere kant: wat kan Planner Premium (nog) niet?

Planner Premium is een prima tool die voor veel organisaties volstaat. Maar het zou niet eerlijk zijn om de beperkingen te verzwijgen. Als je gewend bent aan de Enterprise functies van Project Online, dan merk je dat er een aantal zaken ontbreekt.

De grootste gap zit op het gebied van resource management. In Project Online had je een centrale resource pool waarmee je over projecten heen kon zien wie beschikbaar was en waar conflicten ontstonden. In Planner Premium komen resources uit Microsoft 365 Groups en is er geen vergelijkbare cross-project resource pool. De People-weergave laat zien hoe werk verdeeld is binnen een project, maar cross-project resourceconflicten zijn niet standaard zichtbaar. Wel heb je, zoals hierboven beschreven, de rapportages die je wel inzicht over de projecten heen kunnen geven.

Ook kostenbeheer ontbreekt volledig. Het is niet mogelijk om kosten van resources of directe projectkosten te plannen en bij te houden. Als kostenmanagement een belangrijk onderdeel is van je projectadministratie, dan is dit een serieuze beperking.

Daarnaast zijn er geen native timesheets. Project Online bood ingebouwde urenregistratie; in Planner Premium moet je hier een externe oplossing voor zoeken of zelf iets bouwen via een Power App.

Op het gebied van schaalbaarheid loop je mogelijk tegen grenzen aan. Een premium plan kent een takenlimiet die lager ligt dan bij basic plans (die tot 9.000 taken toelaten). Controleer de actuele limieten van Microsoft voor jouw situatie. Daarnaast kun je maximaal 10 aangepaste velden per plan aanmaken – voor complexe projecten met veel eigen velden kan dit beperkend zijn.

De migratie van .mpp-bestanden is mogelijk maar kent beperkingen. Taaknamen, datums, doorlooptijden, afhankelijkheden en de hiërarchie worden overgenomen. Maar formules, aangepaste velden (boven de 10), resource-toewijzingen, baselines en terugkerende taken gaan verloren bij de import. Bovendien moet elk plan handmatig één voor één gemigreerd worden.

De portfolio managementfunctie is verbeterd met de Portfolio weergave, maar deze is minder krachtig dan wat Project Online bood. Individuele taken moeten apart geselecteerd worden en het totaaloverzicht is beperkter.

Voor wie is Planner Premium een goede keuze?

De vraag die je jezelf moet stellen is: wat zijn de meest belangrijke functionaliteiten voor mijn organisatie? Het antwoord daarop bepaalt of Planner Premium de juiste keuze is.

Planner Premium is waarschijnlijk een goede match als je projecten plant met taken, afhankelijkheden en een Gantt chart. Als je primair inzicht wilt in wie welke hoeveelheid werk toegewezen heeft gekregen over meerdere projecten. Als je organisatie al sterk op Microsoft 365 leunt en je waarde hecht aan een moderne, gebruiksvriendelijke interface die nauw samenwerkt met Teams.

Overweeg een ander alternatief als je niet zonder uitgebreid resource management kunt, als kostenbeheer en financials essentieel zijn, als je afhankelijk bent van timesheets en urenverantwoording, of als je projecten regelmatig meer dan duizenden taken bevatten.

Het advies dat ik organisaties zou willen meegeven: maak die inventarisatie, wees eerlijk over je behoeften en neem niet klakkeloos aan dat “het wel goed komt”. De overstap is een kans om je werkprocessen te moderniseren – maar alleen als je de juiste keuze maakt.

Licenties: waar moet je op letten?

De licentiestructuur van Planner kan verwarrend zijn, dus laten we het even helder maken.

Met een Planner Plan 1-licentie krijg je toegang tot alle premium functies in Planner: de timeline-weergave, afhankelijkheden, custom fields, sprints, doelen en meer.

De Planner and Project Plan 3 bevat alles van Plan 1, plus de MS Project Desktop-app, portfolio’s, baselines en taakgeschiedenis. Deze licentie geeft ook nog toegang tot Project Online tot september 2026.

Met Planner and Project Plan 5 krijg je bovenop Plan 3 ook geavanceerde resource management-functies en de mogelijkheid om resource requests te beheren via de Planner Power App.

Wat kun je nu al doen?

De tijd dringt, maar er is nog genoeg ruimte om een doordachte overstap te maken. Hier zijn vijf stappen die je vandaag al kunt zetten.

Stap 1: Inventariseer. Breng in kaart hoe je Project Online nu gebruikt. Welke functies zijn echt essentieel? Hoeveel projecten, gebruikers en workflows heb je? Welke integraties draaien er?

Stap 2: Evalueer. Vergelijk je behoeften met wat Planner Premium biedt. Gebruik de informatie in dit artikel als startpunt en wees eerlijk over de beperkingen.

Stap 3: Probeer. Start een pilot met Planner Premium. Je kunt een gratis proefperiode van 30 dagen starten vanuit de Planner-app in Teams. Test met een echt project en betrek je team erbij.

Stap 4: Plan de migratie. Zorg dat je vóór 1 april 2026 eventuele nieuwe PWA-sites hebt aangemaakt als je die nodig hebt voor je overgangsperiode. Plan de feitelijke migratie ruim voor 30 september 2026.

Stap 5: Borg je data. Dit is misschien wel de allerbelangrijkste stap. Maak back-ups van je Project Online-data. Na 30 september 2026 is er geen weg terug – geen uitstel, geen read-only modus. Wat je niet hebt veiliggesteld, ben je kwijt.

Tot slot

Planner Premium is een modern, gebruiksvriendelijk platform dat voor veel organisaties een goed alternatief is voor Project Online. De integratie met Teams, Power BI en het Power Platform maakt het een toekomstbestendige keuze – zeker nu Microsoft hier vol op inzet met AI en Copilot.

Maar wees eerlijk naar jezelf: als je organisatie leunt op uitgebreid resource management, kostenbeheer of timesheets, dan is Planner Premium in de standaardvorm niet voldoende. In dat geval is het goed om te kijken naar aanvullingen via Power Platform, Project Server Subscription Edition of Dynamics 365 Project Operations.

Hulp nodig bij het in kaart brengen van je opties of het plannen van je migratie? Neem gerust contact met ons op – we denken graag met je mee!

Bronnen

• Microsoft Tech Community – “Microsoft Project Online is retiring: What you need to know”
• Microsoft Support – “Advanced capabilities with premium plans in Planner”
• Microsoft Support – “Compare Microsoft Planner basic vs. premium plans”
• Microsoft Tech Community – “Changes to Project Web App site creation”